Praktycznie każdy przedsiębiorca na początku swojej drogi w biznesie otwierając, zaczynając działalność musi zadecydować, kto ma zajmować się prowadzeniem jego księgowością (oczywiście w wypadku, kiedy on sam nie ma zamiaru się podejmować temu zadaniu z jakiegoś powodu). Przedsiębiorca staje naprzeciw problemowi i próbuje odpowiedzieć na pytanie, czy zatrudnić na etacie własnego księgowego, czy jednak zlecić tą samą pracę , którą miałby wykonywać księgowy na etacie – biurowi rachunkowemu. Nie pozostaje nic innego jak skonfrontować ze sobą wszystkie plusy i minusy jednej i drugiej ewentualności.

Na początek rozważmy własnego księgowego w firmie na etacie.

Od osoby zatrudnionej na to jakże ważne stanowisko w celu prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie wymaga się kwalifikacji jakie są niezbędne dla księgowego. Pamiętajmy, że wiąże się to z stworzeniem osobnego stanowiska pracy dostosowanego do potrzeb ewentualnego pracownika na tym etacie. Bardzo dużą zaletą w posiadaniu w własnym przedsiębiorstwie księgowego jest to, że każdą sprawę można załatwić tu i teraz bez wykonywania telefonów, podróży pojazdami komunikacyjnymi (często oszczędność czasu dodatkowego, ponieważ nie trzeba stać w korkach – odnosi się to do wielu miast w których najczęściej stacjonują biura rachunkowe).

Księgowość znajduje się w tym samym budynku na wyciągnięcie praktycznie ręki i w każdym momencie istnieje możliwość się do niej udania z nurtującym nas pytaniem, czy też problemem. Posiadanie w firmie własnego księgowego niesie ze sobą również inne korzyści. Znajomość problemów z jakimi firma musi sobie radzić i funkcjonalność, umożliwia księgowemu sprawniejsze działania bez nieustającej potrzeby zgłaszania przez właściciela firmy wszystkich faktów związanych z danym problemem oraz składania niezbędnych informacji.

Księgowy daje poczucie odpowiedzialności za czyny, które wykonuje w imieniu firmy na zewnątrz w konfrontacji z innymi instytucjami państwowymi osobie zatrudniającej go. Szybka wymiana danych, informacji za pośrednictwem wszystkich dokumentów dostępnych tu i teraz na miejscu w przedsiębiorstwie usprawniają funkcjonowanie danej firmy. Księgowy na miejscu w firmie to sporo zalet wymienionych powyżej, ale nie można zapominać również o drugiej stronie medalu.

Opłacanie po przez zatrudnienie takiego pracownika niesie za sobą również dodatkowe koszty. Dlaczego? Ponieważ w koszty nie wchodzi tylko miesięczne wynagrodzenie zatrudnionego księgowego, ale chociażby sprzęt na którym będzie pracować (komputer, telefon, odpowiednie programy do komputer, często jakieś odpowiednie pomieszczenie). Bardzo często zapomina się o bardzo prostej sytuacji, która prędzej czy później będzie miała miejsce. O co mianowicie chodzi? Wyobraźmy sobie sytuację w której to osobie sprawującej funkcję księgowego w firmie się stanie jakiś losowy wypadek, od choroby po usterkę w samochodzie. W takiej sytuacji pewna ciągłość pracy zostanie przerwana. W takim momencie nie pozostaje nic więcej jak zlecenie tej samej pracy jakiemuś innemu księgowemu lub udanie się do biura rachunkowego na okres nieobecności pierwotnego księgowego zatrudnionego w przedsiębiorstwie.

A co jeżeli chodzi o usługi księgowe i rachunkowe powierzone np. w mieście Warszawa w biurze TaxClear?

W dzisiejszych czasach możemy spotkać się z sytuacją w której to firmy jednak odchodzą od zatrudniania etatowych pracowników na funkcję księgowych. Małe i mikro przedsiębiorstwa po prostu nie są w stanie udźwignąć finansowo etatowego pracownika. Czynnik finansowy jest tutaj bardzo istotny. W szczególności kiedy firma jest na etapie w którym to dopiero niedawno powstała i zmaga się z wszystkimi problemami jakie stawia przed świeżo upieczonym przedsiębiorcą rynek. W tej sytuacji na ratunek przychodzą biura rachunkowe, oprócz bieżących rozliczeń z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Głównym Urzędem Statystycznym i innymi instytucjami mają do zaoferowania firmom często także doradztwo zawodowe z zakresu księgowości i rachunkowości, z których korzysta lwia część jednoosobowych działalności w naszym kraju.

Zastanówmy się przez chwilę nad podstawową zaletą związaną z wyborem biura rachunkowego. Decydując się na współpracę z biurem rachunkowym w śródmieściu całą odpowiedzialność związaną z czynnościami księgowymi dany przedsiębiorca przerzuca na biuro rachunkowe, księgowego czy po prostu doradcę podatkowego. Podpisując umowę z biurem rachunkowym przedsiębiorca może liczyć na właściwą formę realizowania rozliczeń. Jest to bardzo przyjazna forma przede wszystkim dla małych i średnich firm, których nie stać na zatrudnienie księgowego i płacenie mu co miesiąc wynagrodzenia wraz z podatkami jakie zawsze towarzyszą przy tego typu rozwiązaniach.

Płatności jakie należy liczyć biorąc do współpracy biuro rachunkowe zazwyczaj są albo stałe, albo zależne od ilości faktur (płaci się stałą lub zmienną w zależności od podpisanej umowy – umowy czasami są trochę modyfikowane więc nie ma tutaj reguły) opłatę miesięczną. Najważniejsze dla oszczędnego przedsiębiorcy jest fakt, iż nie musi on stresować się możliwością zatrudnienia odpowiednio wykwalifikowanego księgowego.

Co za tym idzie? Mniejsze koszty, oszczędności, które to środki przedsiębiorca może przeznaczyć na inne cele. Pamiętajmy jednak o wyborze najodpowiedniejszego biura rachunkowego. Zwracać uwagę należy na wszystkie istotne aspekty, rynek dyktuje wiele kwestii związanych z ilością i jakością biur. Bardzo często firmy koncentrują się na kosztach jakie niesie za sobą współpraca z danym biurem, nie zwracając odpowiedniej uwagi na inne ważne informacje. Na co zatem zwracać uwagę? Wartością dodaną, często decydującą jest opinia jakiegoś klienta korzystającego z usług danego biura, dlatego warto jest popytać lub poczytać opinie w internecie.

Jakie wnioski, na co się zdecydować, jakie usługi rachunkowe i księgowe wybrać?

Wbrew pozorom decyzja o wyborze odpowiedniej drogi jaką przedsiębiorca chce podążać nie jest taka trudna. Najważniejsze jest ustalić zapotrzebowania jakie dane przedsiębiorstwo posiada. Wybierając zatrudnienie własnego księgowego na etat czy wybrać jednak biuro rachunkowe, należy wziąć pod uwagę poza zapotrzebowaniami, możliwości finansowe i wielkość danej firmy.

Małym i średnim przedsiębiorstwom po prostu, nie ma sensu wydawać niepotrzebnie pieniędzy na dodatkowego pracownika (księgowego), dużo prościej jest udanie się i zlecenie pracy biurowi rachunkowemu, które odpowiada za prawidłowość rozliczeń z fiskusem. Natomiast w dużych przedsiębiorstwach własna księgowość ma swoje zalety. Odpowiednie dokumenty szybciej trafiają do działu księgowego, podatki są szybciej naliczane, pracownicy szybciej osiągają porozumienie z księgowością.