Wielu polskich przedsiębiorców prowadzących działalność transgraniczną korzysta z usług lub dokonuje zakupów na terytorium Niemiec. W takich przypadkach istnieje możliwość ubiegania się o zwrot podatku VAT z Niemiec. Procedura ta może wydawać się złożona, ale przy odpowiednim przygotowaniu oraz znajomości przepisów, odzyskiwanie VAT z Niemiec staje się znacznie prostsze.
W dzisiejszym wpisie odpowiemy sobie na najczęściej zadawane pytania i wskażemy kluczowe informacje dotyczące tego procesu. Jak przebiega proces zwrotu podatku zagranicznego? Jakie są terminy zwrotu fiskalnego VAT z Niemiec? Jaka dokumentacja do zwrotu fiskalnego VAT z Niemiec jest niezbędna? Zapraszamy do lektury.
Jak odzyskać VAT z Niemiec?
Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT, a zarazem nie ma siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego miejsca pobytu w kraju UE, w którym dokonał nabycia towaru/usługi może ubiegać się o zwrot VAT. Jednoosobowa działalność gospodarcza może składać wnioski VATREF przez polski urząd skarbowy w systemie VATREFUND. Dotyczy to również VAT z Niemiec.
Żeby odzyskać VAT zapłacony na terenie Niemiec, polski przedsiębiorca musi skorzystać z tzw. procedury 8. dyrektywy (Dyrektywa Rady 2008/9/WE). Zwrot VAT z Niemiec następuje na podstawie złożonego elektronicznie wniosku VATREF za pośrednictwem systemu VATREFUND, obsługiwanego przez polski urząd skarbowy, który przekazuje dokumenty do niemieckiego organu – BZSt (Bundeszentralamt für Steuern).
Jakie dokumenty są potrzebne do odzyskania VAT z Niemiec?
Żeby skutecznie przeprowadzić odzyskiwanie VAT z Niemiec, niezbędne są odpowiednio przygotowane dokumenty do zwrotu VAT. Kluczowym załącznikiem jest faktura niemiecka z wyraźnie wykazanym podatkiem VAT, wystawiona na dane polskiego przedsiębiorcy i zgodna z wymogami niemieckiego prawa podatkowego. Dodatkowo wymagane mogą być dowody zapłaty (np. potwierdzenia przelewów), szczególnie przy wyższych kwotach zwrotu. Do wniosku należy dołączyć szczegółowy opis charakteru transakcji, potwierdzający jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeśli wniosek składany jest za pośrednictwem pełnomocnika, konieczne jest również dołączenie pełnomocnictwa. Całość dokumentacji przesyłana jest elektronicznie poprzez polski urząd skarbowy za pomocą systemu VATREFUND, który przekazuje ją do BZSt – niemieckiego urzędu centralnego ds. podatków.
Co można odliczyć w ramach zwrotu VAT z Niemiec?
W ramach procedury odliczenia podatku VAT Niemcy, można ubiegać się o zwrot VAT od takich kosztów jak:
- transport międzynarodowy VAT (koszty paliwa, opłaty drogowe, wynajem pojazdów);
- delegacje zagraniczne odliczenie (noclegi, posiłki, wynajem sal konferencyjnych);
- wydatki na udział w targach, szkoleniach, seminariach;
- wydatki na artykuły luksusowe, rozrywkowe i reprezentacyjne;
- zakupy materiałów eksploatacyjnych i usług na terenie Niemiec.
Warunkiem jest, by wszystkie koszty kwalifikowane VAT były związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Spółki prawa handlowego również mogą odzyskać VAT z Niemiec, jeśli poniesione koszty są związane z działalnością gospodarczą.
Jaki jest termin na złożenie wniosku o zwrot VAT z Niemiec?
Termin zwrotu VAT z Niemiec jest ściśle określony – wniosek należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, którego dotyczy zwrot. Przekroczenie tego terminu skutkuje odrzuceniem wniosku.
Ile wynosi stawka VAT w Niemczech?
W Niemczech obowiązują trzy podstawowe stawki VAT:
- 19% – stawka podstawowa,
- 7% – stawka obniżona (m.in. na żywność, książki),
- 0% – stawka zerowa dla niektórych transakcji eksportowych.
Jak długo trwa proces zwrotu VAT z Niemiec?
Czas oczekiwania na decyzję od momentu przekazania wniosku do BZSt to około 4–6 miesięcy. Niemiecki urząd ma obowiązek rozpatrzenia wniosku w terminie do 4 miesięcy od daty otrzymania kompletnej dokumentacji. W praktyce jednak procedura zwrotu VAT może się wydłużyć, szczególnie jeśli urząd poprosi o dodatkowe wyjaśnienia lub dokumenty.
Czy można samodzielnie ubiegać się o zwrot VAT z Niemiec?
Tak, polski przedsiębiorca może samodzielnie złożyć wniosek poprzez system VATREFUND. Wymaga to jednak znajomości przepisów, poprawnego wypełnienia formularzy oraz zachowania terminów. Z uwagi jednak na fakt, że proces odzyskiwania VAT nie należy do najprostszych, warto rozważyć skorzystanie z pomocy doświadczonego podmiotu jakim jest np. biuro rachunkowe Warszawa Praga Południe.
Jak wypełnić formularz zwrotu VAT z Niemiec?
Formularz dostępny jest online w systemie VATREFUND. Należy:
- zalogować się do systemu przez polski urząd skarbowy (np. za pomocą ePUAP),
- wypełnić dane identyfikacyjne firmy,
- wprowadzić każdą fakturę niemiecką oddzielnie, wraz z datą, kwotą netto, stawką VAT oraz opisem towaru lub usługi,
- dołączyć zeskanowane faktury, jeśli ich wymaga niemiecki urząd,
- zatwierdzić i wysłać formularz.
Czy firma z Polski może odzyskać VAT zapłacony w Niemczech?
Tak, każda firma z Polski, która jest czynnym podatnikiem VAT i nie jest zwolniona z VAT, jak również nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Niemiec, a dokonuje tam zakupów na potrzeby działalności, może ubiegać się o zwrot podatku Niemcy. Kluczowe jest wykazanie, że koszty zostały poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Gdzie złożyć wniosek o zwrot VAT z Niemiec?
Wniosek składany jest wyłącznie elektronicznie poprzez polski urząd skarbowy w systemie VATREFUND. Po weryfikacji, dokumentacja zostanie przekazana do BZSt – niemieckiego urzędu centralnego ds. podatków.