Kasa fiskalna to jeden z kluczowych obowiązków ewidencyjnych przedsiębiorców sprzedających towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Choć wielu przedsiębiorców korzysta ze zwolnień, przekroczenie limitów lub wykonywanie określonych czynności oznacza konieczność instalacji kasy. Zbliżający się 2026 rok nie wprowadza rewolucji, ale wymaga czujności – zwłaszcza w kontekście kas online i branż objętych obowiązkiem bezwzględnym.
Kasa fiskalna 2026 – kiedy trzeba mieć kasę fiskalną?
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej powstaje, gdy przedsiębiorca dokonuje sprzedaży:
- na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- na rzecz rolników ryczałtowych,
i nie korzysta ze zwolnienia z ewidencjonowania.
Decydujące znaczenie ma nie forma działalności, lecz rodzaj odbiorcy. Sprzedaż wyłącznie na rzecz firm (B2B), dokumentowana fakturami, co do zasady nie wymaga kasy fiskalnej. Natomiast nawet sporadyczna sprzedaż dla konsumentów może rodzić taki obowiązek po spełnieniu określonych warunków.
Kasa fiskalna od jakiego obrotu 2026
Jaki jest limit zwolnienia z kasy fiskalnej w 2026 roku? Na 2026 rok limit zwolnienia podmiotowego z kasy fiskalnej nadal wynosi 20 000 zł rocznie. Oznacza to, że przedsiębiorca, którego obrót na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych nie przekroczy tej kwoty, może korzystać ze zwolnienia.
Warto pamiętać, że:
- limit liczy się proporcjonalnie, jeśli działalność rozpoczęto w trakcie roku,
- do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż objętą potencjalnym obowiązkiem ewidencji (a nie cały obrót firmy),
- po przekroczeniu limitu kasa fiskalna musi zostać zainstalowana najpóźniej po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia limitu.
Kto musi zainstalować kasę fiskalną bez względu na limit?
Istnieje katalog czynności, dla których nie obowiązuje zwolnienie z kasy fiskalnej, nawet przy bardzo niskich obrotach. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej bez względu na limity dotyczy m.in. przedsiębiorców świadczących:
- usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
- usługi gastronomiczne i cateringowe,
- usługi naprawy pojazdów silnikowych i opon,
- usługi prawnicze i doradztwa podatkowego,
- usługi medyczne i stomatologiczne (z pewnymi wyjątkami),
- usługi fitness (wstęp).
Dodatkowo obowiązek kasy dotyczy sprzedaży określonych towarów, np.:
- paliw,
- części samochodowych,
- sprzętu RTV i AGD,
- wyrobów tytoniowych i alkoholowych.
W tych przypadkach kasa fiskalna jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży.
Zmiany w kasach fiskalnych 2026
Jakie są zmiany w kasach fiskalnych od 2026 roku? Rok 2026 nie przynosi zmiany limitu 20 000 zł, ale kontynuowany jest trend pełnej cyfryzacji ewidencji sprzedaży. Kluczowe znaczenie mają:
- Kasa online – coraz więcej branż objętych jest obowiązkiem stosowania kas online, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii są systematycznie wypierane;
- Uszczelnienie kontroli – organy podatkowe dysponują bieżącym dostępem do danych z kas online, co zwiększa skuteczność kontroli i ogranicza możliwość błędów lub nadużyć;
- Integracja z systemami sprzedażowymi – w 2026 roku standardem staje się integracja kas z systemami księgowymi, magazynowymi i płatniczymi, co wpływa na sposób prowadzenia ewidencji i raportowania;
- Ulga na zakup kasy – nadal możliwe jest skorzystanie z ulgi na zakup pierwszej kasy fiskalnej online (do 700 zł), pod warunkiem terminowej instalacji i rozpoczęcia ewidencjonowania.
Z uwagi na częste zmiany interpretacyjne i szeroki katalog wyjątków, warto każdorazowo przeanalizować swoją sytuację z biurem rachunkowym. Biuro rachunkowe Warszawa pomoże uniknąć kosztownych błędów, sankcji podatkowych i problemów przy kontroli. Skorzystanie z usług biura rachunkowego to korzyści przede wszystkim w zakresie oszczędności czasu, minimalizacji błędów księgowych oraz profesjonalnego doradztwa podatkowego.
Autor specjalizuje się doradztwem podatkowym, zarówno dla dużych podmiotów gospodarczych, działalności jednoosobowych, jak i osób prywatnych. Świadczy również wsparcie z zakresu rachunkowości i obsługi kadr oraz płac.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Od jakiego momentu trzeba mieć kasę fiskalną w 2026 roku?
Kasa fiskalna jest wymagana, gdy przedsiębiorca sprzedaje towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym i nie korzysta ze zwolnienia. Obowiązek powstaje po przekroczeniu limitu 20 000 zł obrotu rocznie albo od pierwszej sprzedaży – jeśli działalność należy do branż objętych obowiązkiem bezwzględnym.
Czy limit 20 000 zł zwalnia z kasy fiskalnej w każdej sytuacji?
Nie. Limit 20 000 zł w 2026 roku dotyczy wyłącznie zwolnienia podmiotowego. Nie ma on zastosowania do określonych usług i towarów, takich jak usługi fryzjerskie, kosmetyczne, gastronomiczne, prawnicze czy sprzedaż paliw i sprzętu RTV/AGD. W tych przypadkach kasa fiskalna jest obowiązkowa niezależnie od wysokości obrotu.
Jakie zmiany w kasach fiskalnych są najważniejsze w 2026 roku?
Najważniejszą zmianą jest dalsze rozszerzanie obowiązku stosowania kas online, które automatycznie przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas. Administracja skarbowa zyskuje bieżący dostęp do danych, a przedsiębiorcy muszą liczyć się z większą liczbą kontroli. Nadal można skorzystać z ulgi do 700 zł na zakup pierwszej kasy online, jeśli spełnione są warunki ustawowe.