Przedsiębiorcy z Polski dokonujący zakupów w Niemczech często nie wiedzą, że mogą odzyskać zapłacony tam podatek VAT. Zwrot niemieckiego VAT-u jest możliwy, ale tylko pod pewnymi warunkami. W artykule wyjaśniamy, jakie faktury kwalifikują się do zwrotu VAT, jakie są warunki i procedury, a także odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące odzyskania niemieckiego VAT w 2025 roku.
Czy firmy z Polski mogą odzyskać VAT z niemieckich faktur?
Zwrot VAT z Niemiec przysługuje polskim firmom, które:
- nie mają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Niemczech,
- nie świadczyły usług lub nie dostarczały towarów opodatkowanych w Niemczech (z wyjątkiem usług transportowych czy udziału w targach),
- wykorzystały nabyte towary lub usługi do działalności gospodarczej opodatkowanej w Polsce.
Załóż firmę zanim będziesz ubiegać się o zwrot VAT, aby wszystko odbyło się zgodnie z przepisami.
Jakie dokumenty są potrzebne do zwrotu VAT z niemieckich faktur?
Dokumenty do zwrotu podatku VAT jakie należy przygotować to:
- oryginały lub kopie faktur VAT wystawionych przez niemieckich kontrahentów,
- dokument potwierdzający rejestrację firmy jako podatnika VAT w Polsce,
- pełnomocnictwo, jeśli wniosek składa osoba trzecia,
- uzupełniony wniosek elektroniczny (poprzez polski portal e-Deklaracje, formularz VAT-REF).
Podstawą zwrotu są faktury dokumentujące zakup towarów lub usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, na których został naliczony niemiecki podatek VAT (Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer). Jednoosobowa działalność gospodarcza wymaga prowadzenia dokładnej ewidencji faktur, aby każda transakcja mogła zostać uwzględniona przy zwrocie VAT.
Jakie faktury z Niemiec kwalifikują się do zwrotu VAT? Przykładowe faktury kwalifikujące się do zwrotu VAT to:
- faktury za zakup materiałów i towarów do dalszej odsprzedaży lub produkcji,
- faktury za usługi serwisowe, naprawcze, doradcze świadczone na rzecz firmy,
- faktury za wynajem sprzętu lub nieruchomości wykorzystywanych w działalności,
- faktury za paliwo zakupione na terenie Niemiec do celów firmowych,
- faktury za noclegi i usługi konferencyjne związane z działalnością firmy.
Nie podlegają zwrotowi VAT faktury za zakupy prywatne, artykuły spożywcze, alkohol, papierosy czy prezenty niezwiązane z działalnością gospodarczą.
Termin zwrotu podatku VAT
Jak długo trwa proces zwrotu VAT z Niemiec? Urząd skarbowy w Niemczech ma do 4 miesięcy na rozpatrzenie wniosku od daty otrzymania kompletu dokumentów. W razie dodatkowych pytań lub braków formalnych, termin może zostać wydłużony o kolejne 2 miesiące.
Termin składania wniosków odliczenie 2025
Jaki jest termin na złożenie wniosku o zwrot VAT z niemieckich faktur? Wniosek VAT-REF należy złożyć najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, którego dotyczy zwrot. Na przykład, w przypadku faktur z 2024 roku, termin upływa 30 września 2025 roku. Termin jest nieprzekraczalny – po jego upływie urząd automatycznie odrzuca wniosek.
Kolejno nasuwa się pytanie – gdzie złożyć wniosek o zwrot VAT z niemieckich faktur? Spółki prawa handlowego również mogą ubiegać się o zwrot VAT z niemieckich faktur. Polskie firmy składają wniosek za pośrednictwem systemu elektronicznego e-Deklaracje na portalu podatki.gov.pl, w sekcji VAT-REF. Wniosek trafia następnie do niemieckiego urzędu Bundeszentralamt für Steuern, który rozpatruje sprawę.
Czy paragon z Niemiec uprawnia do zwrotu VAT?
Podkreślić należy, że paragon fiskalny z Niemiec nie jest dokumentem uprawniającym do zwrotu VAT. Zwrot przysługuje wyłącznie na podstawie faktur VAT, które zawierają wymagane dane identyfikacyjne i kwoty podatku VAT.
Jakie są najczęstsze przyczyny odmowy zwrotu VAT z Niemiec?
Zwrot podatku VAT z Niemiec nie jest możliwy w przypadku:
- braku poprawnie wystawionej faktury VAT,
- faktury dotyczącej zakupów prywatnych lub niezwiązanych z działalnością,
- braku rejestracji VAT w Polsce lub prowadzenia działalności w Niemczech,
- złożenia wniosku po terminie,
- niekompletnej dokumentacji lub wystąpienia błędów we wniosku.
Odliczenie VAT z faktur niemieckich – gdzie szukać pomocy?
W celu uzyskania zwrotu VAT z niemieckich faktur wiele firm korzysta z pomocy biur rachunkowych, które mają doświadczenie w kompletowaniu dokumentacji i kontakcie z niemieckimi urzędami. Błędy formalne lub nieprawidłowe wnioski mogą skutkować odrzuceniem i utratą prawa do zwrotu. Dlatego ważne jest wsparcie doświadczonego specjalisty.
Potrzebujesz pomocy w odzyskaniu VAT z niemieckich faktur? Skontaktuj się z nami. Biuro rachunkowe Warszawa Praga Południe oferuje kompleksową pomoc na każdym etapie procesu zwrotu podatku VAT.