Procedura ubiegania się o zwrot VAT z zagranicy w ramach systemu VAT-REF jest korzystnym rozwiązaniem dla firm, które ponoszą koszty za granicą, np. za noclegi, paliwo czy usługi. Jednak skomplikowana dokumentacja, wymogi formalne oraz różnice między krajami członkowskimi UE sprawiają, że przedsiębiorcy często popełniają błędy, które skutkują odrzuceniem wniosku.
W dzisiejszym artykule wyjaśniamy, jakie pułapki czyhają na podatników, jak ich unikać i co zrobić, gdy wystąpią błędy we wniosku VAT. Jeżeli interesuje Państwa jakie są najczęstsze błędy przy wnioskach VAT-REF, na czym mogą polegać problemy z uzyskaniem VAT z Niemiec lub Holandii, czy jak poprawnie złożyć wniosek o zwrot, zapraszamy do lektury.
Jakie błędy popełniane są przy zwrocie VAT z zagranicy?
Najczęściej popełniane błędy dotyczą niekompletnej dokumentacji, niewłaściwego opisu wydatków lub braku zgodności z wymaganiami danego państwa. Kluczowym elementem jest poprawnie wystawiona faktura zagraniczna — jeśli zawiera ona błędy formalne lub nie spełnia lokalnych przepisów, wniosek o zwrot VAT może zostać odrzucony. Problemy mogą pojawić się również w przypadku gdy niewłaściwie wypełnimy formularz VAT-REF, np. podamy nieprawidłowe kody klasyfikacji wydatków. W takim wypadku formularz może zostać odrzucony.
Należ również pamiętać, że na wystąpienie o zwrot VAT z zagranicy ustalony został odpowiedni termin. Wysłanie wniosku po upływie terminu składania wniosków, który w przypadku VAT-REF przypada na 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy wniosek, jest często pojawiającym się błędem, który również skutkować może odrzuceniem wniosku.
Wśród błędów w zakresie wnioskowania o zwrot podatku wskazać można również nieprawidłową rejestrację firmy jako podatnika VAT UE lub braku ważnego numeru VAT UE w chwili ponoszenia kosztów.
Jak uniknąć odrzucenia wniosku VAT-REF?
Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia wniosku, warto wdrożyć odpowiednie procedury weryfikujące dokumentację przed jej złożeniem. Przede wszystkim każda faktura zagraniczna powinna być sprawdzona pod kątem zgodności z wymogami kraju, z którego ma nastąpić zwrot VAT. Dotyczy to m.in. danych sprzedawcy i nabywcy, numeru VAT, stawki VAT, rodzaju zakupionych towarów lub usług.
Ważne jest również, aby dokładnie zapoznać się z wymaganiami formalnymi danego kraju – różnice mogą dotyczyć obowiązkowych załączników, języka dokumentów, czy sposobu przedstawienia danych w formularzu.
Prawidłowo wypełniony formularz VAT-REF powinien zawierać m.in.:
- Dane identyfikujące podatnika.
- Rodzaj prowadzonej działalności.
- Informacje odnośnie rachunku bankowego.
- Właściwe kody klasyfikujące wydatki.
- Informacje dotyczące nabytych towarów i usług.
- Załączone zeskanowane faktury zagraniczne, zgodnie z wymaganiami państwa członkowskiego zwrotu.
Czy brak podpisu unieważnia wniosek?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wniosek VAT-REF składany jest elektronicznie poprzez platformę e-Deklaracje. Dlatego podpis w tradycyjnym rozumieniu nie jest wymagany, jednakże autoryzacja wniosku poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany jest konieczna. Brak tej autoryzacji traktowany jest jako braki formalne i uniemożliwia przyjęcie wniosku przez system.
Warto upewnić się, że:
- Podpis elektroniczny jest ważny i przypisany do osoby upoważnionej.
- System potwierdził skuteczne złożenie wniosku – najlepiej pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest dowodem przyjęcia dokumentu.
Sprawdź również: Jakie korzyści daje współpraca z biurem rachunkowym?
Co zrobić w przypadku błędu we wniosku VAT?
W przypadku wykrycia błędu po złożeniu wniosku — np. błędnej wartości, niewłaściwego kodu wydatku lub brakującego załącznika — możliwe są dwa scenariusze.
- Przed rozpatrzeniem wniosku – jeżeli błąd zostanie zauważony wcześnie, można skontaktować się z organem podatkowym danego kraju i poprosić o umożliwienie złożenia korekty. W niektórych przypadkach konieczne będzie wycofanie i ponowne złożenie wniosku.
- Po otrzymaniu decyzji – jeśli wniosek zostanie odrzucony, przedsiębiorca ma prawo do odwołania się od decyzji. Warto wówczas przygotować pełną dokumentację oraz ewentualnie uzupełnić korektę VAT UE, jeśli pierwotne dane były błędne również w deklaracji unijnej.
Najlepiej jednak zapobiegać – regularna kontrola dokumentów, bieżąca współpraca z biurem rachunkowym oraz korzystanie ze wsparcia doradców podatkowych pomagają uniknąć błędów we wniosku VAT i usprawnić cały proces odzyskiwania zagranicznego podatku. Warto więc w tym zakresie zaufać pomocy specjalistów – biuro rachunkowe Warszawa Praga Południe świadczy pomoc i doradztwo podatkowe m.in. w zakresie zwrotu VAT z zagranicy.
Add a Comment