Jak prowadzić księgowość w małej firmie?

Prowadzenie księgowości to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy,  w tym także małych przedsiębiorstw. Choć wielu przedsiębiorców stara się unikać kosztów związanych z biurem rachunkowym, odpowiednia organizacja księgowości jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania biznesu oraz uniknięcia problemów z urzędem skarbowym. Jak rozliczać firmę jednoosobową lub małą spółkę – samodzielnie czy może warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego?

Księgowość małej firmy – czy warto samodzielnie prowadzić księgowość?

Prowadzenie księgowości w małej firmie samodzielnie może wydawać się kuszące, zwłaszcza gdy przedsiębiorca chce zaoszczędzić na kosztach zewnętrznych usług rachunkowych. Samodzielna księgowość jest możliwa, ale wymaga od właściciela firmy dużej wiedzy o przepisach podatkowych, rachunkowości oraz umiejętności organizacyjnych.

Można ewentualnie rozważyć samodzielne prowadzenie księgowości w przypadku prostej struktury firmy oraz małej liczby transakcji. Jednak w sytuacji, gdy firma rośnie, ma coraz więcej transakcji, zaczyna zatrudniać pracowników, zmieniają się jej struktury czy prowadzi działalność w kilku branżach, samodzielne prowadzenie księgowości może stać się zbyt czasochłonne i ryzykowne. Wtedy warto rozważyć skorzystanie z usług biura rachunkowego, które pomoże zadbać o poprawność rozliczeń i dokumentacji.

Koszty księgowości dla mikroprzedsiębiorstw

Jakie są koszty biura rachunkowego? Koszty usług biura rachunkowego zależą od wielu czynników, takich jak:

• zakres usług – ceny mogą się różnić w zależności od tego, jakie czynności są realizowane przez biuro rachunkowe,
• liczba dokumentów – biura rachunkowe często oferują pakiety cenowe w zależności od liczby transakcji w firmie – im więcej faktur, tym wyższe mogą być koszty obsługi,
• forma działalności firmy – biura rachunkowe mogą oferować różne ceny w zależności od formy działalności: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka akcyjna.

Średni koszt usług biura rachunkowego w Polsce oscyluje wokół 200–500 zł miesięcznie dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Z kolei dla większych firm, np. spółek, ceny mogą wynosić od 500 do 2000 zł miesięcznie, w zależności od zakresu usług.

Jakie dokumenty są potrzebne do prowadzenia księgowości?

Prowadzenie księgowości w małej firmie wiąże się z koniecznością zbierania odpowiednich dokumentów. Właściciel firmy musi przechowywać wszystkie faktury oraz inne dokumenty, które stanowią podstawę do ewidencjonowania przychodów i kosztów. Oto najważniejsze dokumenty, które są niezbędne do prowadzenia księgowości:

• faktury sprzedaży i zakupu,
• raporty z kasy fiskalnej,
• potwierdzenia przelewów bankowych,
• ewidencja przychodów i rozchodów,

• dokumenty dotyczące zatrudnienia,
• kopie deklaracji składanych do urzędu skarbowego (PIT, CIT, ZUS, VAT-R).  

Wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez odpowiedni czas – minimum 5 lat. Dlatego tak ważne jest, aby zachować porządek w dokumentacji i systematycznie ją archiwizować. W ewidencjonowaniu dokumentacji  pomocne są programy do księgowości.

Obowiązki podatkowe przedsiębiorcy

Jakie są obowiązki księgowe w małej firmie? Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia księgowości zgodnie z przepisami prawa. W przypadku małych firm obowiązki księgowe mogą być nieco uproszczone, ale wciąż wymagają rzetelności i terminowości. Oto podstawowe obowiązki księgowe, które spoczywają na właścicielu małej firmy:

1. rejestrowanie przychodów i kosztów – każda transakcja musi zostać odpowiednio zaksięgowana w systemie księgowym, zarówno przychody, jak i koszty,
2. prowadzenie ewidencji VAT – przedsiębiorcy będący płatnikami VAT muszą prowadzić odpowiednie rejestry sprzedaży i zakupów VAT, a także składać miesięczne lub kwartalne deklaracje VAT,
3. płatności podatkowe – przedsiębiorcy muszą regularnie opłacać podatki, w tym VAT, PIT lub CIT, w zależności od formy prawnej firmy,
4. zgłaszanie pracowników do ZUS – jeżeli firma zatrudnia pracowników, konieczne jest zgłoszenie ich do ZUS oraz opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne,
5. sprawozdawczość roczna – na koniec roku podatkowego przedsiębiorcy mają obowiązek sporządzenia rocznych rozliczeń, takich jak PIT-36, PIT-28, CIT, w zależności od formy działalności.

W przypadku błędów w księgowości, przedsiębiorca może ponieść konsekwencje finansowe, takie jak kary podatkowe czy odsetki od zaległych płatności.

Dlatego bez względu na wielkość firmy, warto skorzystać z usług biura rachunkowego. Biuro rachunkowe Warszawa prowadzi księgowość online dla małych firm jak również dużych przedsiębiorstw.