Wybór biura rachunkowego ma znaczący wpływ na rozwój firmy. Prawidłowo prowadzona rachunkowość to nie tylko poprawność rozliczeń i bezpieczeństwo, które uważane są za priorytetowe, ale także planowanie podatkowe, umożliwiające wcześniejsze przygotowanie działań gospodarczych. Efektem takiej kompleksowej usługi mogą być m.in. oszczędności podatkowe, w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami. Ponadto ważna jest współpraca biura z klientem. Może ona obejmować część edukacyjną, polegającą na udzielaniu wyjaśnień, tak aby przedsiębiorca podejmował istotne decyzje dotyczące swojego biznesu w sposób świadomy, a nie jedynie podporządkowywał się schematom nakładanym lub proponowanym “z góry” bez żadnych wyjaśnień. Takich pozornie drobnych elementów jest znacznie więcej. Przysłowie o “diable tkwiącym w szczegółach” jest bardzo trafne w odniesieniu do podatków. Dlatego warto zwracać uwagę na detale.
Wspomniane wyżej powody, czynią wybór biura rachunkowego lub księgowego prowadzącego rozrachunki, jedną z kluczowych decyzji wpływających na sukces lub porażkę firmy. Dlatego poświęcenie czasu na znalezienie profesjonalnego biura rachunkowego, oferującego kompleksowe wsparcie jest słuszną decyzją.
Jak wybrać najlepsze biuro księgowe? Jakie porady uwzględnić przy wyborze księgowego?
Współpraca z biurem rachunkowym – na co zwrócić uwagę
Jak w wielu wyborach, także przy tym będą pojawiały się sygnały pozytywne oraz negatywne. O ile pozytywne wydają się ważne, to jednak negatywne powinny być szczególnie brane pod uwagę, bo od razu wskazują na potencjalne trudności w przyszłej współpracy. Jeżeli rozmówca sprawia wrażenie zniecierpliwionego, nie przejawia zainteresowania potrzebami klienta, może to być sygnałem ostrzegawczym. Oczywiście sympatyczna rozmowa nie jest gwarancją satysfakcjonującej obsługi. Jeżeli jednak w jej trakcie zostaną poruszone kwestie nurtujące przedsiębiorcę, wyjaśnione konkretne informacje, to pozwala przypuszczać, że także rozliczenia dokonywane w przyszłości będą odbywały się z zachowaniem należytej staranności i uwagi. Kolejną wskazówką, są polecenia przez innych przedsiębiorców. W krótkim czasie nie zawsze jest możliwe dokonanie wiarygodnej weryfikacji poziomu usług. Dlatego uwzględnienie rzeczywistych doświadczeń osób, które współpracowały bądź nadal współpracują ze wstępnie wybranym biura, może być cenną pomocą.
Do obowiązków biura księgowego należą przede wszystkim rozliczenia rachunkowe. Najprościej ujmując są to czynności umożliwiające prawidłowe ustalenie zobowiązań podatkowych oraz umożliwiające wgląd w sytuację finansową przedsiębiorstwa. NIektóre z biur rachunkowych oferują bardziej rozbudowane usługi, dzięki którym możliwe staje się poprawianie warunków funkcjonowania firmy i osiąganych wyników. Mogą to być usługi kadrowe, analizy, udzielanie wskazówek dotyczących działań planowanych przez przedsiębiorcę, pomoc w wyborze formy opodatkowania, którą można zmienić przy spełnieniu określonych warunków i wiele innych. Wybrane biura oferują także wsparcie doradcy podatkowego lub prawnika. Pomimo, że są to usługi dodatkowe, to często okazuje się, że sprawne uzyskanie porady ma znaczący wpływ na efekty podatkowe i skutki gospodarcze. Dlatego możliwość skorzystania w razie potrzeby z tego typu “usług specjalnych” także warto przyjąć jako kryterium wyboru biura rachunkowego.
Czynnikiem decydującym NIE powinna być wyłącznie cena usług.
Oczywiście, gdy ceny danego biura będą znacznie różniły się od oferowanych przez pozostałą większość, będzie to mocnym sygnałem ostrzegawczym.
Przy ofercie zbyt niskiej, zdecydowanie nie należy oczekiwać poziomu zaangażowania powyżej absolutnego minimum. Jeżeli w oczekiwaniach podatnika jest weryfikacja dokumentów, rozpoznanie kosztów, otrzymanie podstawowych wskazówek, to przy kosztach znacznie niższych od “średniej rynkowej” nie ma możliwości aby mogły być one spełnione. Odpowiedzialne biuro, troszczące się o przedsiębiorców i posiadające wysokie kompetencje, nie będzie zainteresowane sprzedawaniem swoich usług po cenach niższych niż jest w stanie skutecznie osiągnąć.
Biuro oferujące zbyt wysokie ceny, prawdopodobnie kieruje swoje usługi do bardzo wymagających klientów, którzy są skłonni ponosić wyższe koszty, w zamian za szczególnie wysokie kompetencje lub ponadprzeciętnie rozbudowany zakres usług.
Potrzeby większości małych i średnich przedsiębiorców w zakresie obsługi księgowej są podobne. Dlatego najwyższe szanse na znalezienie dobrego biura rachunkowego są wśród biur oferujących podobne koszty obsługi, mieszczące się w “średniej rynkowej” – w danej lokalizacji.
Istotnym będzie ustalenie zakresu usług realizowanych w ramach podanej ceny. Występują tutaj różnice dotyczące naliczania opłat dodatkowych za różne czynności.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę przy wyborze księgowości?
Podstawowe czynniki to: doświadczenie, kompetencje, zakres świadczonych usług.
Kryteria wyboru usług księgowych dla przedsiębiorstw
Jakie cechy powinno mieć dobre biuro rachunkowe?
Dobre biuro rachunkowe powinno:
- zatrudniać wykwalifikowanych księgowych z biegłą znajomością przepisów prawa podatkowego i rachunkowości,
- posiadać doświadczenie w pracy z firmami o podobnym profilu działalności, co ułatwia zrozumienie specyfiki branży,
- dotrzymywać terminów rozliczeń i informować klienta o kluczowych datach,
- oferować szeroki zakres usług, w tym prowadzenie ksiąg handlowych (KH), podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów (PKPiR), obsługę kadrowo-płacową, doradztwo podatkowe i reprezentację przed urzędami,
- przedstawić przejrzyste warunki umowy, w tym zakres usług, terminy i koszty,
- korzystać z zaawansowanych systemów księgowych, które zapewniają bezpieczeństwo danych i ułatwiają współpracę,
- przestrzegać przepisów ochrony danych osobowych (RODO) i stosować zabezpieczenia chroniące przetwarzane dane osobowe,
- posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, które pokryje ewentualne szkody wynikające z błędów księgowych,
- dostosować swoje usługi do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości czy branży.
Jak znaleźć dobre biuro rachunkowe dla małej firmy?
Prostym i łatwo dostępnym sposobem będzie porównanie ofert różnych biur, weryfikacja ich kompetencji (np. poprzez sprawdzenie lub zasięgnięcie opinii), nawiązanie bezpośredniego kontaktu.
W tym miejscu przekazujemy podpowiedź, która pozwoli szybko i skutecznie potwierdzić lub odrzucić kandydata do prowadzenia księgowości. Wystarczy przygotować wcześniej proste pytanie z zakresu księgowości lub podatków. Następnie zadać je w trakcie rozmowy. Jeżeli odpowiedź zostanie udzielona szybko i chętnie, może to wskazywać na podobne traktowanie potrzeb klienta w przyszłości. Ważne, żeby nie było to jakieś rozległe zagadnienie podatkowe, ponieważ udzielanie odpowiedzi w takich przypadkach stanowi konkretną, odpłatną usługę. Jakie pytanie można zadać? Na przykład o możliwość rozliczania podatkiem zryczałtowanym, obowiązek rozliczania VAT, skorzystanie z ulg w składkach ZUS, albo cokolwiek co zaprząta myśli przedsiębiorcy i jest związane z podatkami 🙂
Gdy już wstępnie uda się wyselekcjonować jednego lub kilku kandydatów, kolejnym krokiem powinno być umówienie się na osobistą rozmowę.
Usługi księgowe dla firm świadczone przez certyfikowane biura rachunkowe
Do sierpnia 2014r. Minister Finansów wydawał certyfikaty księgowe. W celu uzyskania takiego potwierdzenia kompetencji należało spełnić określone warunki (wyższe wykształcenie kierunkowe, egzamin zawodowy, doświadczenie w zawodzie). Po tej dacie certyfikaty przestały być wydawane, zawód księgowego został “zderegulowany”. Obecnie certyfikatem państwowym mogą pochwalić się wyłącznie osoby, które zdobyły go przed sierpniem 2014r. Dlatego brak certyfikatu nie jest równoznaczny z brakiem kompetencji. Podobnie jak jego posiadanie nie gwarantuje, że dana osoba aktualizuje swoją wiedzę i “jest na bieżąco” ze znajomością przepisów podatkowych. Istnieje jednak wysokie prawdopodobieństwo, że księgowa posiadająca certyfikat, czynnie prowadząca praktykę zawodową, może zapewnić wyższy poziom usług i bezpieczeństwa rozliczeń niż osoba o krótszym stażu. Wynika z tego kolejne kryterium wyboru – doświadczenie zawodowe. Jeżeli księgowy pracuje w zawodzie kilka lub kilkanaście lat, utrzymuje się na rynku i posiada aktywnych klientów, może to wskazywać, że posiada wystarczające kompetencje do tego, aby powierzyć mu prowadzenie rozliczeń naszej firmy.
Częste i obszerne zmiany przepisów podatkowych, które miały miejsce w ostatnich latach, można porównać do niewielkiej rewolucji. Niewielkiej tylko dlatego, że niezmienione pozostały bazowe założenia oraz wysoki stopień skomplikowania podatków. W efekcie, wielu księgowych, szczególnie ze starszego pokolenia, podjęło decyzje o zaprzestaniu dalszego wykonywania zawodu. Nastąpił znaczny odpływ kompetentnej i doświadczonej kadry. Zaspokojenie potrzeb rynku na dobrych księgowych jest obecnie bardzo trudne. Część biur, z konieczności zatrudnia osoby niedoświadczone (redukcja kosztów). Inne pozyskują kadry o wystarczających kompetencjach oferując wyższe zarobki. Może to dowodzić to, że wyższe kompetencje będą potwierdzane wyższymi cenami usług księgowych. Jednak pomimo wyraźnej zależności, zjawiska tego nie należy traktować jako marker w zastępstwie certyfikatu księgowego, choć nie pozostaje ono bez znaczenia.
Różnice pomiędzy lokalnym a zdalnym biurem rachunkowym
Różnica pomiędzy lokalnym a zdalnym biurem rachunkowym polega głównie na tym, że w przypadku biura zdalnego wiele spraw dotyczących obsługi księgowej można “załatwić” zdalnie, bez potrzeby osobistego spotykania się z księgową. Kontakt z biurem odbywa się za pośrednictwem internetu (maile, zdalny dostęp, video rozmowa, itp.) oraz telefonicznie.
Czy warto korzystać z rachunkowości online?
Możliwość zaoszczędzenia czasu jest bardzo kusząca. Przekazywanie dokumentów księgowych drogą elektroniczną we wcześniej ustalony sposób, to komfort i wygoda. Wymiana informacji pomiędzy przedsiębiorcą a księgowym, w przeważającej większości może odbywać się zdalnie. Nie mniej zdarzają się sytuacje, w których kontakt osobisty i możliwość bezpośredniego omówienia istotnych spraw, są wysoce wskazane. Dotyczy to poziomu zachowania poufności, możliwości sprawnego dokonania niezbędnych wyjaśnień, szybkiej analizy zagadnienia, itd. Decydując się na biuro rachunkowe online, warto zwrócić uwagę, aby zapewniało ono także możliwość osobistej wizyty i rozmowy z księgową lub doradcą.
Jeżeli szukasz księgowości online, nasze biuro rachunkowe Warszawa oferuje pełen zakres usług świadczonych w formie zdalnej.
Biuro rachunkowe dla firm
Jakie są ceny usług księgowych dla firm? Ceny usług księgowych dla firm różnią się w zależności od wielu czynników, takich jak rodzaj działalności, liczba generowanych dokumentów, zakres obsługi (np. obsługa księgowa, dodatkowo prowadzenie kadr i płac, doradztwo podatkowe, porady gospodarcze, etc.). W zależności od powyższych wymagań, ceny usług księgowych wahają się od kilkuset zł do kilku lub nawet kilkunastu tysięcy złotych w skali miesiąca. Firmy o obrotach generujących miesięczne koszty obsługi księgowej rzędu kilkudziesięciu tysięcy zł, w zdecydowanej większości posiadają wewnętrzne działy księgowości i niezwykle rzadko delegują tego typu obowiązki do biur rachunkowych.
Przeczytaj również: Księgowość online dla mikroprzedsiębiorstw – czy warto?
Add a Comment