Zdalne zarządzanie finansami, w tym korzystanie z biur księgowych oferujących usługi online, to obecnie rozwiązanie wykorzystywane przez wielu przedsiębiorców.
Przysłowie: “czas to pieniądz” jest trafne i ciągle aktualne. Część podatników, chcąc zaoszczędzić czas na „wycieczkach” do biura rachunkowego, decyduje się na księgowość internetową.
Sprawdź, jak działa księgowość online dla małych firm i czy warto z niej skorzystać.
Jakie są wady i zalety księgowości online?
Określenie “księgowość online” zawiera w sobie obietnicę szybkiej, łatwej i prostej realizacji obowiązków podatkowych. Jeżeli istniałaby definicja, ściśle precyzująca znaczenie tego zwrotu, a podmioty ją oferujące zapewniałyby podobny zakres usług, wówczas podjęcie decyzji o wyborze sposobu kontaktów z biurem rachunkowym byłoby równie proste. Niestety, jeszcze tak nie jest. Znaczna część ofert typu “księgowość online” dotyczy usługi przesyłania dokumentów księgowych przez klienta do biura. Po czym następuje “automatyczne” rozliczenie tych dokumentów, teoretycznie pod kontrolą “księgowej”, wygenerowanie deklaracji podatkowych i ZUS oraz przesłanie do klienta informacji o należnych podatkach i składkach. Pozornie wszystko fajnie. Do tego często w atrakcyjnej cenie.
Skąd zatem ten niepokojący ton?
Wyjaśniam. Pomimo znacznego zaawansowania systemów informatycznych oraz rosnącej roli sztucznej inteligencji (AI), rozliczenia podatkowe nie podlegają prostym, jednoznacznym zasadom wynikającym wprost z przepisów. Dlaczego? Ponieważ większość przepisów podatkowych została utworzona wiele lat temu. Następnie przeszły one szereg zmian (nowelizacji), powstały nowe przepisy, mające na celu doprecyzowanie tych starszych. W międzyczasie zostało wydawane orzecznictwo, interpretacje, wyjaśnienia… Potem otrzymaliśmy “Polski Ład”, który w niespełna dwa lata osiągnął oficjalnie wersję trzecią. Praktycznie zmian było znacznie więcej.
W efekcie prawidłowe rozpoznanie zdarzenia gospodarczego w kontekście podatkowym nie jest oczywiste, a wymaga właściwej interpretacji. Decydujące są: kontekst, związek przyczynowo-skutkowy, prawidłowa kwalifikacja zdarzenia, charakterystyka sektora gospodarki w którym działa podatnik, stosowanie orzecznictwa, odniesienia do interpretacji podatkowych, klauzul zabezpieczających oraz wiele innych czynników, których dopiero całościowe i szczegółowe uwzględnienie umożliwia dokonanie prawidłowych zapisów księgowych. Pominięcie tych uwarunkowań skutkuje błędami, które narażają podatnika na ryzyko nieprawidłowości rozliczeń podatkowych i ZUS. Znaczna część kontroli podatkowych, dokonanych wśród podmiotów korzystających z uproszczonej księgowości online, wykazuje błędy i kończy się negatywną weryfikacją. W dalszym toku postępowań konieczne jest dokonywanie korekt podatkowych, dopłacanie zaniżonych pierwotnie podatków (częściej niż zwroty z urzędu) wraz z odsetkami, a także nakładane są grzywny.
Z tych względów, decydując się na “księgowość online” należy dokładnie ustalić zakres usług odbywających się “online” oraz sposobu, w jaki dokonywane są zapisy w ewidencjach. Przykładowo – wprowadzanie faktur do systemu księgowego przez osobę nieposiadającą aktualnej wiedzy podatkowej (np. przez samego przedsiębiorcę), które nie zostanie szczegółowo zweryfikowane przez osobę kompetentną, obarczone jest bardzo wysokim ryzykiem popełnienia błędów. Koszty wynikające z tego typu sytuacji często są niewspółmiernie wyższe od kosztów powierzenia rozliczeń profesjonalnemu księgowemu online, a nawet offline (czyli opcji z tradycyjnym dostarczaniem fizycznych dokumentów). Dodatkowym ryzykiem jest możliwość zagubienia lub utraty oryginalnych dokumentów, co może skutkować koniecznością ich wyksięgowania. W przypadku dokumentów kosztowych będzie to oznaczało konieczność dopłaty podatku wraz z odsetkami za zwłokę.
Jednak księgowość online to nie tylko przerażająca perspektywa błędów, odsetek i kar.
Jest to także szansa na wspomniane na początku oszczędność czasu i wygodę!
Jeżeli “online” oznacza możliwość elektronicznego dostarczania dokumentów oraz mailowy, telefoniczny lub realizowany za pośrednictwem innego komunikatora szybki kontakt z księgową (np. w celu udzielenia pilnych wyjaśnień lub zasięgnięcia opinii podatkowej), to taka księgowość online jest bardzo wygodnym i skutecznym narzędziem przeprowadzania rozliczeń.
Dlatego, zanim zdecydujemy się na współpracę z biurem rachunkowym online, należy ustalić szczegółowy zakres usług realizowanych “online”.
Ewentualne zagrożenia wynikające z niedostatecznych parametrów technicznych łączy internetowych lub obawy o bezpieczeństwo przekazywanych danych, posiadają już skuteczne rozwiązania. Rozwój technologii telekomunikacyjnych umożliwia szybki transfer danych niemal w każdej części Polski, a większość profesjonalnych biur rachunkowych online stosuje zaawansowane zabezpieczenia informatyczne. Nie znaczy to, że bezpieczeństwo danych i możliwość kontaktu z księgowym posiadają stuprocentową gwarancję. Jednak ryzyko jest na tyle niskie, że nie powinno stanowić głównego kryterium wyboru dla księgowości online.
Czy księgowość online jest korzystna dla mikroprzedsiębiorców?
Jak pokazuje powyższe zestawienie wad i zalet, istnieją korzyści z księgowości online. Umożliwia ona oszczędność czasu, który jest nieodnawialną wartością, jaką dysponujemy. Rozwój technologiczny wskazuje, że księgowość online (w tym księgowość dla mikrofirm) nadal będzie się rozwijać i oferować nowe, atrakcyjne możliwości.
Ile kosztuje księgowość internetowa dla mikrofirmy?
Księgowość online dla mikrofirmy może być korzystnym rozwiązaniem. Całkowite koszty księgowości internetowej dla mikroprzedsiębiorców są uzależnione od podobnych czynników jak koszty księgowości “tradycyjnej”. Są jednak znaczne szanse, że w prostym porównaniu będą od niej niższe.
Jakie usługi oferują biura księgowe online?
Nasza kancelaria oferuje kompleksowe usługi dla przedsiębiorców. Łączymy usługi online oraz tradycyjną księgowość. Klient decyduje, jaka forma współpracy jest dla niego wygodniejsza. Naturalnie istnieje zakres czynności, które powinny być realizowane bezpośrednio pomiędzy przedsiębiorcą a jego księgowym, gdzie wykorzystanie technologii zdalnego kontaktu nie jest optymalnym rozwiązaniem. Pomijając tę część – wiele spraw “załatwiamy zdalnie”.
Wśród naszych usług realizowanych online znajdują się m.in.:
- pełna księgowość
- prowadzenie ksiąg handlowych
- uproszczona księgowość
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów
- prowadzenie ewidencji środków trwałych, wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych
- usługi księgowe online dla jednoosobowych działalności, mikro, małych oraz dużych przedsiębiorstw
- przygotowanie i składanie deklaracji i rozliczeń CIT, PIT, ZUS i VAT
- przygotowanie i składanie plików JPK
- rozliczenia eksportu i importu
- rozliczenia wewnątrzwspólnotowego nabycia i dostawy towarów (VAT UE)
- sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych
- doradztwo podatkowe
- i wiele innych
Przeczytaj także: Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?
Add a Comment